Overleg met bestuurder

Hoe doe je dat nu als ondernemingsraad: vroegtijdig betrokken worden en echte participatie.

En wat te doen als de bestuurder niet meewerkt?

Veel ondernemingsraden hebben moeite om met de bestuurder goede concrete afspraken te maken over echte participatie. En toch biedt de WOR twee handvatten, namelijk het initiatiefrecht en het verplichte artikel-24-overleg.

De OR heeft met deze handvatten een sterk instrument in handen. Want enerzijds kun je als OR zelf vroegtijdige participatie aanhangig maken bij de bestuurder en anderzijds biedt artikel 24 de mogelijkheid hoe een OR vroegtijdig betrokken kan worden. In de WOR staat prachtig geformuleerd wat de bedoeling is. Toch is het voor veel OR'en en bestuurders een ware zoektocht. Wat bespreek je, met wie, hoe en wanneer? Dit document kun je als OR gebruiken hoe je het overleg zinvol kan organiseren. Maak als OR een goede beurt bij de bestuurder en neem het initiatief. Het heeft zeker een positief effect op de samenwerking met de bestuurder.

Wat zegt de WOR?                                                         Mooier kan je "vroegtijdige betrokkenheid" niet in de wet zetten.

Initiatiefrecht artikel 23 WOR.

In de overlegvergaderingen bespreken de OR en de bestuurder alle onderwerpen die betrekking hebben op de organisatie. De OR mag zelf onderwerpen aan de orde stellen en hierover voorstellen doen en standpunten innemen. Dit is het initiatiefrecht van de OR. OR'en maken relatief weinig gebruik van hun initiatiefrecht. Dat is erg jammer, want het biedt de mogelijkheid om juist buiten de formele onderwerpen (zoals advies- of instemmingsaanvragen) ook andere onderwerpen, die de achterban bijvoorbeeld belangrijk vindt, te bespreken. Maak als OR ook gebruik van het raadplegen van de achterban. Het initiatiefrecht kan tijdens de overlegvergadering, maar ook daarbuiten, worden toegepast. Tijdens de overlegvergadering mag de OR zijn initiatiefvoorstel mondeling indienen en motiveren. De bestuurder mag zijn besluit dan ook weer mondeling meedelen. De OR kan een initiatiefvoorstel ook tussentijds (dus buiten de overlegvergadering) schriftelijk aan de bestuurder voorleggen. De OR moet het voorstel in dat geval schriftelijk toelichten. Uiteraard kan dit voorstel dan in een daaropvolgende overlegvergadering worden besproken, maar de bestuurder moet er ook schriftelijk op reageren.

Overlegrecht artikel 24 WOR.

In artikel 24 lid 1 WOR staat: In de overlegvergadering wordt ten minste tweemaal per jaar de algemene gang van zaken van de onderneming besproken. De ondernemer doet in dit kader mededeling over besluiten die hij in voorbereiding heeft met betrekking tot de aangelegenheden als bedoeld in de artikelen 25 en 27. Daarbij worden afspraken gemaakt wanneer en op welke wijze de ondernemingsraad in de besluitvorming wordt betrokken.

Wat is de bedoeling?

De bedoeling is dat de OR vroegtijdig op de hoogte is van de plannen van de bestuurder. Het belang van vroegtijdigheid geldt met name voor het adviesrecht. Artikel 24 lid 1 van de WOR is daarom gekoppeld van artikel 25 lid 2 WOR. Daarin staat dat het advies op een zodanig tijdstip moet worden gevraagd, dat het van wezenlijke invloed kan zijn op het te nemen besluit. Hierdoor krijgt de OR de kans om invloed uit te oefenen nog voor de adviesaanvraag verschijnt. Dit is de beste manier om de voornemens van de bestuurder te voorzien van input, zo nodig bij te sturen etc.

Waarom is het vaak "een gedoe"?

Opvallend veel OR'en en bestuurders worstelen met het goed organiseren van het overleg. Vaak komen de volgende knelpunten voorbij:

• De bestuurder informeert en de OR luistert: geen dialoog
• Een maand later komt er alsnog een aanvraag als verrassing uit de hoge hoed
• Het wordt genotuleerd: de bestuurder formuleert voorzichtig en terughoudend
• Artikel 24 staat standaard op iedere overlegvergadering en is geen vooruitblik meer
• Veel te veel agendapunten voor het art.24-overleg: alles blijft heel erg oppervlakkig
• Er worden geen concrete afspraken gemaakt.

Kies de vorm die past

Kies als OR vooral een vorm die bij jouw organisatie past. De belangrijkste bedoeling van de WOR is dat je met name de adviesaanvragen tijdig ziet aankomen. Dus de bestuurder moet in staat zijn om voorlopige ideeën met de OR te delen. Dat geeft richting aan de manier waarop je het overleg kan organiseren:

• Informele setting: niet de standaard vergaderzaal
• Gericht op voorgenomen plannen en vooral de advies/instemmingsplichtige onderwerpen
• Spreek af dat het overleg vertrouwelijk is
• Goed voorbereiden:
• Bespreek de agenda en vorm in het agendaoverleg.
• Dialoog: dus ook de OR moet zich erg goed voorbereiden op wat belangrijk is voor het komende half jaar.

Menheere OR-Consultancy helpt

• Menheere OR-Consultancy coacht en begeleidt ondernemingsraden en zorgt voor een uitstekende procesbegeleiding om juist in deze vroege fase zinvol overleg te voeren. Wij zorgen voor een effectieve invulling van de periodieke bespreking van de algemene gang van zaken.
• In de periode na het overleg adviseert Menheere OR-Consultancy ook bij een actuele advies- of instemmingsaanvraag.
• 
  

Hoe kun je je als OR goed voorbereiden als je al weet dat er grote veranderingen op komst zijn, zoals bij voorbeeld:

• • Reorganisatie of herinrichting
  • Bezuinigingen of taakstellingen
  • Duurzaamheid & brede welvaart
  • Werkdruk, personeelstekorten, AOW-impact
  • Cultuur, leiderschap, sociale veiligheid
  • Nieuw programma van eisen (PvE), huisvesting

  Stel: de bestuurder heeft in een gesprek met het bestuur van de OR een voorgenomen grote bezuinigingsronde en een reorganisatie aangekondigd. Het dagelijks bestuur van de OR heeft in de OR-vergadering de OR-leden geinformeerd en voorgesteld om een beeldvormende sessie te organiseren met de bestuurder en de HR.

  Waarom "beeldvormend"?

  • Het impliceert geen instemming of advies
  • Het legitimeert vragen, scenario's en alternatieven
  • Het sluit aan bij goed bestuur en zorgvuldige besluitvorming
  • Het is neutraal, niet-escalerend, maar wél inhoudelijk scherp.

  De OR kan onderstaand document gebruiken om de bestuurder uit te nodigen voor een beeldvormende sessie.

  OR-notitie

  Onderwerp: Beeldvormende sessie over de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie
  Van: Ondernemingsraad
  Aan: Bestuurder
  Datum:

  Aanleiding

  U heeft ons eerder aangegeven een bezuinigingsronde en een reorganisatie te overwegen c.q. voor te bereiden. De ondernemingsraad constateert dat de aard en mogelijke impact van deze bezuinigingen groot kunnen zijn, zowel voor medewerkers als voor de organisatie als geheel.

  Om zijn rol zorgvuldig te kunnen vervullen, acht de ondernemingsraad het noodzakelijk om voorafgaand aan eventuele formele besluitvorming gezamenlijk een volledig en gedeeld beeld te verkrijgen van de voorgenomen bezuinigingsronde.

  2. Doel van de beeldvormende sessie

  De beeldvormende sessie heeft als doel:

  • Het verkrijgen van inzicht in de aanleiding, context en noodzaak van de bezuinigingsronde;
  • Het verhelderen van de uitgangspunten, scope en randvoorwaarden;
  • Het in kaart brengen van de mogelijke effecten op medewerkers, organisatie, dienstverlening en continuïteit;
  • Het expliciteren van aannames, dilemma's en alternatieven.

  De sessie is nadrukkelijk informerend en verkennend van aard en strekt ertoe de kwaliteit en zorgvuldigheid van latere besluitvorming te vergroten.

  3. Karakter en positionering

  • De beeldvormende sessie is geen overleg in de zin van de WOR en geen advies- of instemmingstraject.
  • Aan de sessie kunnen geen rechten of verplichtingen worden ontleend.
  • De opbrengst dient ter ondersteuning van een zorgvuldige vervolgfase, waarin de formele rol van de ondernemingsraad wordt ingevuld.

  4. Voorstel opzet sessie

  De ondernemingsraad stelt voor de sessie als volgt in te richten:

  Duur: 2 dagdelen

  Dagdeel 1: bezuinigingen Dagdeel 2: reorganisatie
  Deelnemers: bestuurder, eventueel HR, OR-leden inclusief commissieleden
  Begeleiding: bij voorkeur een onafhankelijke begeleider

  Inhoudelijke bouwstenen dagdeel 1:

  1. Aanleiding en financiële context
  2. Doelstellingen en uitgangspunten van de bezuinigingsronde
  3. Afbakening: wat ligt vast, wat staat open?
  4. Dilemma's, risico's en aandachtspunten
  5. Vervolgproces en planning.

  Inhoudelijke bouwstenen dagdeel 2:

  1. Aanleiding en reorganisatie context
  2. Doelstellingen en uitgangspunten van de reorganisatie
  3. Afbakening: wat ligt vast, wat staat open?
  4. Dilemma's, risico's en aandachtspunten
  5. Vervolgproces en planning.

  5. Verwachte opbrengst

  De beeldvormende sessie resulteert in:

  • Een gedeeld beeld van de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie;
  • Een scherpere informatiepositie van de ondernemingsraad;
  • Duidelijkheid over het vervolgproces en de formele momenten waarop de OR wordt betrokken.

  Dit draagt bij aan robuuste besluitvorming en voorkomt onnodige vertraging of misverstanden in latere fases.

  6. Verzoek aan de bestuurder

  De ondernemingsraad verzoekt u in te stemmen met het organiseren van deze beeldvormende sessie en hierover op korte termijn afspraken te maken ten aanzien van datum, deelnemers en opzet.

  Namens de ondernemingsraad,

  WOR-toelichting (voor OR-dossier/ bijlage bij notitie)

  Titel: WOR-toelichting beeldvormende sessie bezuinigingsronde en reorganisatie.

  De ondernemingsraad baseert het verzoek tot het organiseren van een beeldvormende sessie over de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie op zijn wettelijke taak en positie zoals vastgelegd in de Wet op de ondernemingsraden (WOR).

  Informatiepositie OR (art. 31 WOR)

  Op grond van artikel 31 WOR heeft de ondernemingsraad recht op tijdige en volledige informatie die redelijkerwijs nodig is om zijn taken te kunnen vervullen. Bij een voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie gevolgen voor personeel, organisatie en arbeidsomstandigheden omvat dit onder meer:

  • De aanleiding en noodzaak van de bezuinigingen;
  • De uitgangspunten en randvoorwaarden;
  • De scope en afbakening;
  • De verwachte (directe en indirecte) effecten.

  Een beeldvormende sessie draagt bij aan het verkrijgen van deze informatie in samenhang en context.

  Zorgvuldige voorbereiding advies- en instemmingstrajecten (art. 25 en 27 WOR)

  Indien de bezuinigingsronde en reorganisatie kunnen leiden tot besluiten als bedoeld in artikel 25 en/of 27 WOR, dient de OR in staat te worden gesteld zich tijdig en inhoudelijk goed onderbouwd voor te bereiden. De WOR veronderstelt dat advies- en instemmingstrajecten plaatsvinden op basis van een zorgvuldig opgebouwd en gedeeld beeld.

  Het ontbreken van een dergelijke voorbereidende fase vergroot het risico op:

• • Onvolledige advisering;
  • Vertraging in het formele traject;
  • Herstelprocedures of escalatie achteraf.

  Goed overleg en goed bestuur (art. 23 WOR)

  Artikel 23 WOR benadrukt het belang van overleg over algemene gang van zaken. Een beeldvormende sessie past binnen dit kader als vorm van zorgvuldig en transparant overleg, zonder vooruit te lopen op formele besluitvorming.

  Conclusie

  De ondernemingsraad beschouwt de beeldvormende sessie als een proportionele, zorgvuldige en WOR-conforme stap, die bijdraagt aan robuuste besluitvorming en een ordentelijk vervolgproces. Het verzoek is niet gericht op vertraging, maar op kwaliteit en uitvoerbaarheid van besluiten.

  2. Fallback-mail (bij afwijzing of uitstel door bestuurder)

  Deze zet de OR in na een afwijzende of ontwijkende reactie.

  Onderwerp

  Vervolg – beeldvormende sessie bezuinigingsronde en reorganisatie

  Geachte bestuurder,

  Naar aanleiding van uw reactie op het voorstel voor een beeldvormende sessie over de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie stelt de ondernemingsraad vast dat hierover vooralsnog geen overeenstemming is bereikt.

  De OR blijft van oordeel dat een dergelijke sessie noodzakelijk is om tijdig te beschikken over de informatie die nodig is om zijn wettelijke rol in een eventueel advies- of instemmingstraject zorgvuldig en inhoudelijk verantwoord te kunnen vervullen. Het ontbreken van deze stap zal de wijze waarop de OR het vervolgproces beoordeelt onvermijdelijk beïnvloeden.

  De OR zal deze constatering betrekken bij zijn verdere opstelling en verwacht dat dit wordt meegewogen in de planning en besluitvorming rondom de bezuinigingsronde/reorganisatie.

  Met vriendelijke groet,

• Maar wat als de bestuurder hier geen heil in ziet?

  Deze zet de OR in na een afwijzende of ontwijkende reactie.

  Onderwerp

  Vervolg – beeldvormende sessie bezuinigingsronde en reorganisatie

  Geachte bestuurder,

  Naar aanleiding van uw reactie op het voorstel voor een beeldvormende sessie over de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie stelt de ondernemingsraad vast dat hierover vooralsnog geen overeenstemming is bereikt.

  De OR blijft van oordeel dat een dergelijke sessie noodzakelijk is om tijdig te beschikken over de informatie die nodig is om zijn wettelijke rol in een eventueel advies- of instemmingstraject zorgvuldig en inhoudelijk verantwoord te kunnen vervullen. Het ontbreken van deze stap zal de wijze waarop de OR het vervolgproces beoordeelt onvermijdelijk beïnvloeden.

  De OR zal deze constatering betrekken bij zijn verdere opstelling en verwacht dat dit wordt meegewogen in de planning en besluitvorming rondom de bezuinigingsronde/reorganisatie.

  Met vriendelijke groet,

• 
  

• 2. Fallback-mail (bij afwijzing of uitstel door bestuurder)

• Onderwerp

  Vervolg – beeldvormende sessie bezuinigingsronde en reorganisatie

• Geachte bestuurder,

  Naar aanleiding van uw reactie op het voorstel voor een beeldvormende sessie over de voorgenomen bezuinigingsronde en reorganisatie stelt de ondernemingsraad vast dat hierover vooralsnog geen overeenstemming is bereikt.

  De OR blijft van oordeel dat een dergelijke sessie noodzakelijk is om tijdig te beschikken over de informatie die nodig is om zijn wettelijke rol in een eventueel advies- of instemmingstraject zorgvuldig en inhoudelijk verantwoord te kunnen vervullen. Het ontbreken van deze stap zal de wijze waarop de OR het vervolgproces beoordeelt onvermijdelijk beïnvloeden.

  De OR zal deze constatering betrekken bij zijn verdere opstelling en verwacht dat dit wordt meegewogen in de planning en besluitvorming rondom de bezuinigingsronde/reorganisatie.

  Met vriendelijke groet,

•