Checklists



Checklists Menheere OR-Consultancy

1. Adviesaanvraag

2. Instemmingsaanvraag

3. Participatie bij instemmingsverzoek.

1. Checklist adviesaanvraag ondernemingsraad

A. Startpunt: participatie vanaf het begin.

☐ Is de OR betrokken vóór probleemdefinitie en oplossingsrichting?
☐ Is expliciet benoemd waarover de OR-invloed heeft en waar niet?
☐ Is afgesproken hoe participatie wordt georganiseerd (sessies, werkgroep, klankbord)?
☐ Is er voldoende tijd ingeruimd voor dialoog en reflectie?

Toetsvraag:

Wordt de OR gevraagd mee te denken, of alleen om te reageren?

B. Gezamenlijke probleemverkenning.

☐ Is het probleem of de opgave nog niet dichtgetimmerd?
☐ Zijn aannames, dilemma's en onzekerheden gedeeld?
☐ Is ruimte geboden voor het perspectief van medewerkers?
☐ Is expliciet gevraagd: "Herkent de OR deze opgave?"

Participatief signaal:
De OR mag het probleem herdefiniëren.

C. Doelen en succescriteria (gezamenlijk).

☐ Zijn de doelstellingen samen besproken en aangescherpt?
☐ Is onderscheid gemaakt tussen:

  • ☐ Organisatiedoelen
  • ☐ Medewerkersbelangen
  • ☐ Maatschappelijke/klantdoelen

☐ Zijn succescriteria gezamenlijk vastgesteld?
☐ Is expliciet benoemd wat "een goed besluit" betekent?

D. Alternatieven co-creëren.

☐ Heeft de OR actief bijgedragen aan het ontwikkelen van alternatieven?
☐ Zijn meerdere scenario's samen uitgewerkt?
☐ Is zichtbaar gemaakt hoe OR-inbreng alternatieven heeft beïnvloed?
☐ Is er ruimte voor creatieve of niet-traditionele oplossingen?

Toetsvraag:

Zijn alternatieven samen gemaakt, of alleen voorgelegd?

E. Effecten voor medewerkers (vanuit de praktijk).

☐ Zijn gevolgen besproken vanuit de werkvloerpraktijk?
☐ Heeft de OR signalen van medewerkers ingebracht?
☐ Is aandacht voor:

  • ☐ Werkdruk
  • ☐ Duurzame inzetbaarheid
  • ☐ Psychosociale effecten
  • ☐ Verandervermogen

☐ Worden effecten niet alleen gemeten, maar ook ervaren?

F. Transparantie over afwegingen en dilemma's.

☐ Zijn belangenconflicten open besproken?
☐ Is inzicht gegeven in wat wel en niet onderhandelbaar is?
☐ Zijn risico's en onzekerheden expliciet gedeeld?
☐ Is duidelijk hoe OR-argumenten worden meegewogen?

Cruciaal: De OR ziet hoe zijn inbreng invloed heeft.

G. Gezamenlijk ontwerp van de implementatie.

☐ Heeft de OR meegedacht over:

  • ☐ Tempo en fasering
  • ☐ Communicatie richting medewerkers
  • ☐ Begeleiding en ondersteuning
  • ☐ Evaluatiemomenten

☐ Is afgesproken hoe medewerkers betrokken blijven na het besluit?

H. Formele adviesfase als afronding (niet als start).

☐ Is het formele adviesmoment het sluitstuk van participatie?
☐ Herkent de OR zijn inbreng zichtbaar in het voorstel?
☐ Wordt expliciet benoemd welke OR-inbreng is overgenomen?
☐ Wordt bij afwijking gemotiveerd uitgelegd waarom?

I. Vertrouwen, relatie en gedrag.

☐ Is sprake van open dialoog en wederzijds respect?
☐ Worden kritische vragen gewaardeerd i.p.v. defensief benaderd?
☐ Is er ruimte voor twijfel en bijstelling?
☐ Wordt participatie gezien als waarde, niet als vertraging?

J. Evaluatie van participatie.

☐ Wordt het participatieproces geëvalueerd met OR en bestuurder?
☐ Is besproken wat goed ging en wat beter kan?
☐ Worden leerpunten vastgelegd voor volgende trajecten?
☐ Draagt dit bij aan structureel adaptief vermogen van de organisatie?

Samenvattende toetsvraag (essentie).

Heeft de OR daadwerkelijk invloed gehad op het besluit, of alleen op de toelichting ervan?

2. Checklist instemmingsaanvraag.

Een instemmingsaanvraag is pas zorgvuldig wanneer de ondernemingsraad voldoende informatie krijgt om een goed oordeel te vormen. Deze checklist helpt bestuurders, HR en ondernemingsraden om een instemmingsaanvraag volledig, duidelijk en professioneel voor te bereiden.

A. Formele basis

  • ☐ Is duidelijk vermeld dat het gaat om een instemmingsaanvraag op grond van artikel 27 WOR?
  • ☐ Is aangegeven op welk onderdeel van artikel 27 WOR de aanvraag betrekking heeft?
  • ☐ Is de aanvraag schriftelijk ingediend?
  • ☐ Is de aanvraag tijdig ingediend?
  • ☐ Is de juiste versie van het voorgenomen besluit toegevoegd?
  • ☐ Is aangegeven per welke datum de regeling of wijziging moet ingaan?

B. Achtergrond en aanleiding

☐ Is duidelijk beschreven waarom deze wijziging nodig is?

☐ Zijn alternatieven onderzocht en toegelicht?

☐ Is aangegeven wat er gebeurt als het voorstel niet wordt ingevoerd

C. Inhoud van het voorstel

  • ☐ Is helder beschreven wat exact verandert?
  • ☐ Is duidelijk welke medewerkers of afdelingen worden geraakt?
  • ☐ Zijn procedures, protocollen of regelingen toegevoegd?
  • ☐ Is aangegeven hoe de uitvoering plaatsvindt?

D. Gevolgen voor medewerkers

  • ☐ Zijn de gevolgen voor werkdruk beschreven?
  • ☐ Zijn arbeidsomstandigheden toegelicht?
  • ☐ Zijn privacyaspecten (AVG) beschreven?
  • ☐ Zijn risico's geïnventariseerd?
  • ☐ Zijn maatregelen benoemd om negatieve effecten te beperken?

E. Financiële en organisatorische gevolgen

  • ☐ Zijn de financiële gevolgen inzichtelijk gemaakt?
  • ☐ Zijn personele gevolgen beschreven?
  • ☐ Zijn gevolgen voor opleiding en scholing opgenomen?

F. Betrokkenheid en draagvlak

  • ☐ Zijn medewerkers vooraf betrokken?
  • ☐ Is aangegeven hoe medewerkers zijn geraadpleegd?
  • ☐ Is overleg gevoerd met HR, preventiemedewerker of arbodienst?

G. Planning en implementatie

  • ☐ Is een realistische planning toegevoegd?
  • ☐ Zijn evaluatiemomenten opgenomen?
  • ☐ Is duidelijk hoe medewerkers worden geïnformeerd?

H. Juridische toetsing

  • ☐ Is gecontroleerd of de aanvraag voldoet aan wet- en regelgeving?
  • ☐ Is rekening gehouden met cao-afspraken?
  • ☐ Is juridisch advies ingewonnen indien nodig?

I. Wat heeft de OR nodig?

  • ☐ Heeft de OR voldoende tijd gekregen voor behandeling?
  • ☐ Zijn alle relevante documenten meegestuurd?
  • ☐ Is ruimte geboden voor overleg of toelichting?

Extra aandachtspunt: vroegtijdige betrokkenheid

De kwaliteit van een instemmingsproces wordt aanzienlijk beter wanneer de OR al in de voorbereidingsfase wordt betrokken. Vroegtijdige participatie vergroot draagvlak, voorkomt weerstand en versterkt de samenwerking tussen bestuurder en OR.


Menheere OR Consultancy
menheere-or-consultancy@proton.me
06-23040030
https://menheere-or-consultancy.nl

Checklist participatie bij instemmingsverzoek.

1. Vroegtijdige betrokkenheid (vóór het voorstel)

☐ Is de OR betrokken vóórdat beleid of regeling is uitgewerkt?
☐ Is duidelijk gemaakt dat het onderwerp instemmingsplichtig is?
☐ Is afgesproken hoe en wanneer de OR participeert (werkgroep, co-creatie)?
☐ Is voldoende tijd gereserveerd voor meerdere overlegmomenten?

Participatie-indicator: De OR denkt mee vóórdat teksten, formats of systemen vastliggen.

2. Gezamenlijke probleemdefinitie

☐ Is samen vastgesteld welk probleem de regeling moet oplossen?
☐ Zijn aannames en knelpunten expliciet gedeeld?
☐ Is gevraagd of de OR de probleemstelling herkent vanuit medewerkers?
☐ Is ruimte om het probleem anders te formuleren?

3. Gezamenlijke doelen en uitgangspunten.

☐ Zijn doelen van de regeling samen besproken?
☐ Is onderscheid gemaakt tussen:

  • ☐ Organisatiebelang
  • ☐ Medewerkersbelang
  • ☐ Juridische/beleidsmatige randvoorwaarden

☐ Zijn gezamenlijke uitgangspunten vastgelegd (bijv. rechtvaardigheid, eenvoud)?
☐ Is afgesproken wat "werkbaar beleid" betekent?

4. Co-creatie van beleidsopties.

☐ Heeft de OR actief meegedacht over inhoud en vorm van de regeling?
☐ Zijn meerdere beleidsvarianten samen verkend?
☐ Is zichtbaar welke OR-inbreng is verwerkt?
☐ Is ruimte geboden voor maatwerk of uitzonderingen?

Toetsvraag:

Is de regeling samen ontworpen, of alleen voorgelegd?

5. Effecten voor medewerkers (praktijktoets).

☐ Zijn effecten besproken vanuit dagelijkse werkpraktijk?
☐ Heeft de OR signalen van medewerkers ingebracht?
☐ Is aandacht besteed aan:

  • ☐ Werkdruk
  • ☐ Regeldruk
  • ☐ Gelijke behandeling
  • ☐ Uitvoerbaarheid door leidinggevenden

☐ Is de regeling getest op bedoelde én onbedoelde effecten?

6. Transparantie over kaders en grenzen.

☐ Is duidelijk welke onderdelen onderhandelbaar zijn?
☐ Zijn wettelijke, cao- of financiële grenzen expliciet benoemd?
☐ Is open besproken waar de ruimte zit voor aanpassing?
☐ Is helder hoe belangen worden afgewogen?

7. Gezamenlijke implementatie-afspraken.

☐ Heeft de OR meegedacht over:

  • ☐ Ingangsdatum
  • ☐ Overgangsregelingen
  • ☐ Communicatie naar medewerkers
  • ☐ Scholing of instructie

☐ Is afgesproken hoe signalen uit de praktijk worden opgehaald?

8. Formeel instemmingsmoment (afronding).

☐ Is het instemmingsverzoek het sluitstuk van participatie?
☐ Herkent de OR zijn inbreng in de definitieve regeling?
☐ Wordt expliciet benoemd welke OR-voorstellen zijn overgenomen?
☐ Is duidelijk wat er gebeurt bij geen instemming?

9. Relatie, vertrouwen en gedrag.

☐ Is sprake van open dialoog en gelijkwaardigheid?
☐ Wordt kritiek gezien als kwaliteitsverbetering?
☐ Is er ruimte voor twijfel en bijstelling?
☐ Wordt instemming niet "afgedwongen" door tijdsdruk?

10. Evaluatie en doorontwikkeling.

☐ Is afgesproken wanneer de regeling wordt geëvalueerd?
☐ Is vastgelegd hoe OR en medewerkers betrokken blijven?
☐ Worden leerpunten benut voor toekomstig beleid?
☐ Versterkt dit proces het vertrouwen in medezeggenschap?

Essentiële toetsvraag.

Had de OR invloed op de inhoud van de regeling of alleen op het moment van instemming?

Menheere OR Consultancy
menheere-or-consultancy@proton.me
06-23040030
https://menheere-or-consultancy.nl